Fatura takibi: Ödenmemiş faturaları telefonla nasıl takip edebilirsiniz?

Oysa basit ve samimi bir telefon görüşmesi, sorunları çoğu zaman hızlı ve sorunsuz bir şekilde çözebilir.

Müşterilerinizle konuşarak onlarla doğrudan bir bağlantı kurmak, COVID-19 salgını gibi ekonomik belirsizlik dönemlerinde de hayati önem taşıyabilir. Örneğin, tedarik zincirinin her aşamasındaki işletmeler koronavirüsten etkilenmiştir. Belki de müşterinizin faturanızı ödemeden önce nakit akışını düzenlemek için sadece birkaç güne daha ihtiyacı vardır. Eğer durum böyleyse ve siz de bunu destekleyebiliyorsanız, yasal işlemler gibi daha agresif tahsilat taktikleri ile ilgili sorun ve maliyetlerden kurtulmuş olursunuz. Belki de daha da önemlisi, müşterinizle olan iş ilişkinizi ve gelecekteki büyüme fırsatlarınızı da korumuş olursunuz.

Başarılı telefon tahsilat görüşmeleri yapmanın tek bir yolu yoktur. Her borçlu farklıdır ve bir durumda olumlu sonuca yol açan bir şey, bir sonraki durumda başarısız olabilir. Ancak, tam da bu nedenle, kapsamlı bir hazırlık ve belirli bir esneklik, başarı şansınızı önemli ölçüde artıracaktır.

Ödeme gecikmesi olan bir müşteriyi aramadan önce dikkate alınması gereken hususlar

Müşteriyi kim aramalı?

Her çalışan, fatura tahsilatı için telefon görüşmesi yapmaya uygun değildir. İşletmenizin yapısını ve müşterilerinizle nasıl ilişkiler kurduğunuzu düşünün. Finans ekibinizden birinin müşterinizin finans departmanını araması mı gerekir? Yoksa müşterinin hesap yöneticisinin irtibat kişisini doğrudan araması daha kişisel ve muhtemelen daha verimli olur mu? Arama yapma görevi verilen kişi, bunu yapmak için yeterli donanıma sahip mi? Eğitim, bilgi sağlama veya hatta bir iş arkadaşına görev devretme yoluyla bu kişiyi en iyi şekilde nasıl destekleyebileceğinizi düşünün.

Net hedefler belirleyin

Hedefler oluştururken, neyi başarmayı umduğunuzu ve nelerden ödün verebileceğinizi belirlemek iyi bir fikirdir. Örneğin, ödemenin tam olarak yapılmasını isteyebilirsiniz, ancak ödeme tarihi konusunda ödün verebilir ve müşterinize ödeme için ek süre tanıyabilirsiniz. Müşterinize ek süre tanıyamıyorsanız, ödemenin bir kısmını peşin alıp geri kalanını bir dizi takside yayacak bir ödeme planı üzerinde anlaşabilirsiniz.

Hazırlık

Tahsilat araması yapmadan önce, borcun arka planını incelemek için biraz zaman ayırın. Örneğin, borcun nedeninin işletmenizde olup olmadığını öğrenin. Belki de müşteriniz, mal veya hizmetlerin seviyesi veya kalitesi konusunda bir anlaşmazlık içindedir ya da satış ekibiniz, sizin haberiniz olmadan ödeme koşullarıyla ilgili bir söz vermiştir. 

Ödemeyi engelleyen bir sorun olup olmadığını kontrol edin. Sorunu çözmek için neler yapabileceğinizi öğrenin. Müşteriniz, faturanızda bir sorun olduğu için ödemeyi bekletiyor olabilir. Arama yapmadan önce şunları kontrol edin:

• Faturada olması gereken her şey yer alıyor mu?
• Fatura doğru kişiye veya departmana mı gönderildi?
• Fatura teslim alındı mı?
• Müşterinizin muhasebe departmanı, faturanızı işleme koymadan önce ek bilgiye ihtiyaç duyuyor mu?

Müşterinizin aramanıza verebileceği farklı tepkileri göz önünde bulundurun. Mazeretler mi uyduracaklar, yoksa sorunu çözmek için sizinle işbirliği mi yapmak isteyecekler? Şirketinizden daha büyükler mi ve daha küçük işletmeleri sömürmeye alışkınlar mı? Sıkça kullanılan mazeretlerin neler olduğunu ve bunlara nasıl yanıt vermek istediğinizi belirlemek faydalı olabilir.

Aşağıdaki bilgileri içeren bir müşteri dosyası oluşturun:

• Arayacağınız kişinin adı ve iletişim bilgileri
• Ödeme geçmişi
• Geçmişte gönderilen hatırlatma bildirimleri ve tahsilat aramalarıyla ilgili deneyimler, geç ödemelerin önceki nedenleri dahil

Gecikmiş fatura için telefon görüşmesi yapmak

İrtibat kişinizin direkt hattını arayın veya ismini vererek onu isteyin:

• Kibar ve neşeli olun, görüşmeye kişisel bir dokunuş katın, ancak odaklanmış, kararlı ve kendinden emin olun
• Hemen konuya girin ve isteklerinizi açık ve net bir şekilde belirtin
• Anlayışlı olun. Müşterinizin ödeme yapmamasının birçok nedeni olabileceğini ve bunların bazılarının sizin şirketinizin hatası olabileceğini unutmayın. İleride sıcak ve güçlü bir ilişki kurmak, dostane bir şekilde çözülebilecek bir yanlış anlaşılma veya anlaşmazlık nedeniyle sona eren bir ilişkiden daha değerli olabilir
• Müşterinizin geçmişte geç ödeme yapma alışkanlığı varsa veya borcunu ödemeyi reddediyorsa, atmayı düşündüğünüz sonraki adımları ona söylemek yardımcı olabilir. Bunlar arasında şunlar yer alabilir:
  • Gecikme süresinin her günü için faiz uygulamak
  • Mevcut ve gelecekteki mal veya hizmetlerin tedarikini askıya almak
  • Kredi koşullarını kaldırmak
  • Bir tahsilat ajansına talimat vermek
  • Yasal işlem başlatmak     
• Görüşme boyunca notlar alın ve görüşmenin sonunda hem sizin hem de müşterinizin anladığını ve kabul ettiğini teyit etmek için önemli adımları özetleyin. Kim, neyi, hangi son tarihe kadar yapacak?

• Görüşmenizin hemen ardından, görüşülen ana noktaları ve üzerinde anlaşmaya varılan adımları özetleyen bir e-posta gönderin.

Tahsilat görüşmesi yaptıktan sonra ne yapılmalı

Belgeleme

Notlarınızın müşterinin dosyasına kaydedildiğinden emin olun. Sistem içindeki dokümantasyon, bir iş arkadaşınızın, tahsilat ajansının veya yasal temsilcinin gelecekte davayı takip etmesini sağladığı için son derece önemlidir.

Sözünüzü tutun

Bir vade tarihi kararlaştırdıysanız, bu tarihin mutlaka uygulanmasını sağlayın. Aynı şekilde, kararlaştırılan tarihe kadar ödeme yapılmaması durumunda uygulanacak yaptırımlar konusunda anlaşmışsanız, bunları da uygulamalısınız.

Israrcı olun

Borçlunuzla birden fazla kez iletişime geçmeniz gerekebilir. Buna hazırlıklı olun. Bir takvim oluşturmak yardımcı olabilir. Örneğin, faturanızın vadesi bir veya iki gün geçtikten sonra iletişime geçin. Borç, vade tarihini 30 gün geçene kadar, örneğin her beş ila yedi günde bir olmak üzere düzenli aralıklarla bunu tekrarlayın. Bu noktada, profesyonel veya yasal işlemlere başvurmanız veya en azından başvurmakla tehdit etmeniz gerekebilir.

Düşünün

Eylemlerinizi değerlendirmek için biraz zaman ayırmak, tahsilat sonuçlarınızı sürekli olarak iyileştirmenize yardımcı olacaktır. Aşağıdaki sorular, değerlendirme yapmanıza yardımcı olabilir:

• Optimum bir telefon görüşmesi sağlamak için olumlu bir tutum sergiledim mi ve doğru üslubu kullandım mı?
• Her zaman birincil hedefe odaklandım mı?
• Umutsuz vaatleri kabul ettim mi?
• Sorularıma kesin cevaplar aldım mı?
• Olumlu yönlerden bahsettim mi?
• Telefon görüşmesini makul bir süreyle sınırlayabildim mi?
• Argümanlarımdan memnun muyum yoksa iyileştirilebilecek bir şey var mı?

Tahsilat aramalarınız sonuç vermezse ne yapmalısınız?

Ödenmemiş bir fatura için ödeme veya taksit planı sağlayamadıysanız, uzman tavsiyesinden yararlanabilirsiniz. Bir arabulucu ile bir çözüm üzerinde anlaşabilir veya parayı almak için mahkemeye başvurmanız gerekebilir. Profesyonel bir tahsilat ajansı da çok yardımcı olabilir. Bazen, geç ödeme yapan bir kişinin harekete geçmesi için tek gereken, tahsilat ajansının kendisiyle iletişime geçmesidir. Borçlunuz yurt dışındaysa, borçlunuzun bulunduğu ülkede ofisleri, dil bilgisi ve uzmanlığı bulunan bir ajansın hizmetlerinden yararlanabilirsiniz.

Bize ulaşın

Bu sayfadaki tüm içerik, buradan ulaşabileceğiniz Feragatnamemize tabidir.