Kredi yöneticileri ile satış ekibi arasındaki işbirliğinin geliştirilmesi

Müşteriler söz konusu olduğunda, satış ve kredi yönetimi ekiplerinin konuyu zıt yönlerden ele alması oldukça yaygın bir durumdur; ancak bu iki ekibin, yakın işbirliğinin hem şirketin kârını hem de uzun vadeli başarısını önemli ölçüde artırabileceğini kabul etmesi pek yaygın değildir.

Sıkça karşılaşılan bir senaryo şudur: Satış ekibi ne pahasına olursa olsun anlaşmayı kapatır, ancak bir süre sonra kredi yönetimi ekibi, satış ekibini müşterinin kredi değerliliğini veya anlaşmada kararlaştırılan ödeme koşullarını yeterince incelememekle suçlar. Bazı durumlarda satış faaliyetleri, temerrüt koruma önlemlerini bile engelleyebilir.

Peki ya diğer taraf? Satış personeli, muhasebe departmanındaki meslektaşlarının, ödenmemiş faturalar nedeniyle bir kez daha ödeme hatırlatması gönderdiklerinde veya teslimatı durdurduklarında, zor kazanılmış müşteri ilişkilerini düzenli olarak tehlikeye atan müdahaleci kişiler olduklarından şikayet eder.

Görünüşe bakılırsa, satış ve alacak yönetimi arasındaki gerilimler kaçınılmaz gibi görünüyor. İlki, şirketin cirosunu artırmaya öncelik verir ve sonuçlandırdıkları sözleşmelerle değerlendirilir; müşterilerin nihayetinde ödeme yapıp yapmadıkları veya ne zaman yaptıkları ile değil. Oysa alacak yöneticisinin odak noktası, ödenmemiş alacakları ve temerrüt risklerini en aza indirerek likiditeyi korumaktır. Esasen şirketin varlığını güvence altına almaktır.

Ancak, her iki taraf da yakın işbirliği yaparsa, ödenmemiş alacaklar daha erken tahsil edilebilir, bu da şirketin likiditesini ve dolayısıyla herkesin yararına olacak şekilde uzun vadeli hayatta kalma şansını artırır.

Borçluların sevinci

Çoğu zaman, bu senaryolar temel bir iletişim eksikliğinden kaynaklanır. İletişim kanalları mevcut olabilir, ancak yetersiz iletişim bir dizi yanlış anlaşılmaya yol açar. Satış elemanları genellikle borç tahsilatının karmaşıklığının farkında değildir; diğer yandan, kredi yöneticileri de satış meslektaşlarının maruz kaldığı (çoğunlukla çelişkili) baskıları anlamazlar.

Kural olarak, ticari kredi yararlı bir pazarlık kozu olabileceğinden, satış ekibi alıcılarla ödeme koşullarını müzakere eder. Ancak bu, karmaşık şartlar ve koşullara yol açabilir; hatta bazen tek bir müşterinin her yeni satın alımında farklı koşullar almasına neden olabilir. Ödeme vadesi geldiğinde, alıcının ödeme sürelerini uzatmak için kullanabileceği bir dizi mazeret vardır. Yaygın mazeretler arasında, özel vade tarihleri ve koşulların müzakere edildiği iddiaları veya zaman kazanmak için ürün veya hizmetle ilgili şikayetler sayılabilir. Bu arada, fatura hala ödenmemiştir ve kredi yönetimi ekibi, müşterinin iddialarını doğrulamak için satış ekibiyle görüşerek değerli zamanını kaybeder. Kimse kazanmaz.

Satış ekiplerinin dış piyasa koşullarından daha fazla etkilenme eğiliminde olduğunu da kabul etmek gerekir. "Piyasa bu koşulları gerektiriyor. Rakiplerimiz de bunu yapıyor." Bunlar, sıklıkla çatışmaya yol açan yaygın argümanlardır. Ödeme anlaşmazlığında satış ekibi, iş ilişkilerinin bozulmasını önlemek için müşterinin tarafını tutarsa bu bir sorun haline gelebilir. Tecrübeli geç ödeme yapanlar genellikle birkaç hatırlatma bildirimini bekler ve ticari kredilerini ücretsiz olarak uzatmak için şikayetler veya fiyat indirimi talepleri gibi bir dizi geciktirme taktiği kullanır.

Kaynakları bir araya getirmek

Kaynakları bir araya getirmek iyi bir şeydir. Daha da iyisi, geç ödemeleri ve ödeme temerrütlerini en aza indirmek için satış ve kredi yönetiminin yapılandırılmış bir şekilde birlikte çalışması mantıklıdır. Bu, her iki taraf için de kazançlı bir durumdur. Nedeni şudur.

Alacak yönetimi ekibinin bakış açısından:

• Satış elemanları ve hesap yöneticileri, müşterilerle oldukça düzenli olarak görüşür. Alıcıların kredi değerliliğini değerlendirmede hayati öneme sahip olabilecek bilgilere sahiptirler (aşağıdaki ipucuya bakın).
• Satış elemanları, kişisel bağlantıları ve şirket/ödeme kültürüne ilişkin bilgileri sayesinde genellikle müşterilerin ödeme davranışlarını etkileyebilir.
• Yanlış yönetilen hatırlatma ve tahsilat prosedürleri müşteri ilişkilerine zarar verir. Kredi departmanından gelen uygunsuz bir telefon görüşmesi, yıllar boyunca özenle geliştirilen bir ilişkiye zarar verebilir. Satış ekibinin sezgisi ve duygusal zekası değerli olabilir ve bu noktada dikkate alınmalıdır.
• Ödeme süreçleri, ödeme koşullarıyla ilgili şikayetler veya yanlış anlaşılmalar nedeniyle sıklıkla tıkanır. Satış ekibi tarafından sürdürülen müşteri ilişkileri, bu durumları aydınlatmak açısından genellikle hayati öneme sahiptir.

Ancak satış ekipleri de bundan faydalanabilir

• Alacak yöneticileri, satış faaliyetlerinin başarılı bir şekilde kontrol edilmesine yardımcı olabilir. Satış ekiplerine, müşterinin kredi değerliliği ve borcunu ödeme kabiliyeti hakkında güncel bilgiler sağlayabilirler. Bu, ödeme ahlakı zayıf kötü alıcılarla değil, ödeme yapan karlı müşterilerle satışlarını artırmak isteyen her satış ekibi için bir nimettir.
• Bariz görünse de, kredi departmanı ile yakın işbirliği, satış ekibinin alacak yönetimi alanındaki uzmanlığını geliştirir ve müşteriye karşı yetkinliklerini artırır.
• Bu iki disiplin arasındaki yakın işbirliği, bir şirketin ödeme gecikmesi riski ile satış politikası arasında denge kurmak için çok önemlidir. Basitçe ifade etmek gerekirse, ödeme gecikmesi olasılığını dikkate almadan satışları artırmak, ödeme gecikmelerine veya daha da kötüsü tahsil edilemeyen faturalara yol açar ve bu da nihayetinde nakit akışı sorunlarına neden olabilir.

Kredi yönetimi ile satış ekibi arasındaki işbirliğinin geliştirilmesi

Net kurallar belirlemek

Dengeli bir risk ve satış politikası, hem kârı hem de likiditeyi artırmak için harika bir fırsat sunar. Kurumsal hedefler temelinde, örneğin daha yüksek satışları daha sıkı kredi değerlendirme prosedürleriyle ilişkilendirerek net hedefler belirlenmelidir. Bu nedenle üst yönetim, iş stratejisi içinde kredi yönetimi ve satışın önemini baştan tanımlamalıdır.

Her iki tarafın da bunun önemini ve ilgili süreçleri bilmesi için şeffaf işbirliği kılavuzları uygulanmalıdır. Satış ve kredi yönetimi yöneticileri, işbirliği yapmaya açıkça taahhüt etmelidir.

Ortak ilgi alanlarının tanımlanması

Satış ve kredi yönetimi ekiplerine, neleri dikkate almaları gerektiğini bilmeleri için karşılıklı olarak bağlayıcı şartlar ve koşullar açıkça belirtilmelidir:

• potansiyel, eski ve yeni müşterilerin kredi değerliliğini kontrol etmek
• teslimat ve ödeme şartları (satış fiyatı, ödeme koşulları, indirimler)
• kredi limitleri
• gecikmiş ödemelerin ele alınmasına ilişkin prosedürler
• ifanın yerine getirilmemesi veya şikayetler nedeniyle ödeme gecikmelerine ilişkin prosedürler
• hatırlatma mektupları ve tahsilat işlemleri

Ortak atölye çalışmaları

Bu, her iki tarafa da kendi bakış açılarını tartışmak, sorunları açıkça ele almak ve aşağıdaki alanlarda karşılıklı çözümler aramak için mükemmel bir fırsat sunar:

• Belirli müşterilerin ödeme davranışları
• Kredi limitlerinin seviyesi ile ilgili sorunlar
• Farklı kredi değerlendirmeleri 

Müşteriler hakkında düzenli bilgi alışverişi

Düzenli bilgi alışverişi için bir çerçeve oluşturulmalıdır. Örneğin, kredi yönetimi, satış ekibine vade tarihleri ve ödeme gecikmeleriyle ilgili düzenli durum raporları sunabilir. Ödemeyi takip etmek için planlanan hatırlatma mektupları veya aramalar paylaşılmalı ve tartışılmalıdır. Bu, satış elemanları için herhangi bir satışta kararlaştırılan özel koşulları veya olası şikayetleri paylaşma fırsatıdır.

Performansa bağlı ücretlendirme

Kulağa zor gelebilir, ancak satış komisyonları yalnızca ciroya bağlıysa, satış ekipleri her zaman borcun ödenmesini sağlamak yerine, ne pahasına olursa olsun satışı gerçekleştirmeye odaklanma eğiliminde olacaktır. Satışları imzalanmış bir sözleşme yerine ödenmiş bir bakiyeye bağlamak gibi basit bir değişiklik, şirketin kredi kültüründe önemli bir dönüşüm yaratacaktır.

Peki, şimdi ne olacak?

Özetle, akıllı işletmeler, kredi yönetimi ile satış arasında yakın bir bağlantı kurmanın sağlıklı bir kurumsal bilanço için hayati önem taşıdığını anlamışlardır. Bu, güven yaratır, her iki tarafın da birbirlerinin baskılarını anlamasına yardımcı olur ve sağlıklı bir satış ortamı sağlar.

Bunu nereden biliyoruz? Atradius'ta bizim işimiz, işletmelerin ürün ve hizmetlerini kredi koşullarıyla güvenli bir şekilde satmalarına yardımcı olmaktır. Her yıl, dünya çapında binlerce işletmenin alacak yönetimini iyileştirmelerine yardımcı oluyoruz. 

Müşterinin kredi değerliliğini değerlendirirken satış ekibinin deneyiminden nasıl yararlanılır

Satış elemanları, kredi ekiplerinin başka türlü elde etmesi zor olan önemli müşteri bilgileri konusunda genellikle eşsiz bir içgörüye sahiptir:

Görünüm

• Ofisler, üretim tesisleri ve depolar iyi durumda mı?
• Depolar dolu mu yoksa boş mu?
• Görünüş, belki de sadece etkilemek için abartılmış gibi mi görünüyor?

Kişisel izlenim

• Yönetim kadrosu, kapsamlı ticari becerilere sahip deneyimli uzmanlardan mı oluşuyor?
• İş anlaşmaları ve sözleşmeler her zaman yerine getiriliyor mu?
• Çalışma ortamı nasıl?
• Çalışan devir hızı artıyor mu?

Müşteri davranışı

• Fiyatlar iş görüşmelerinde sadece küçük bir rol oynuyor mu?
• Aşırı uzun ödeme süreleri talep ediliyor mu?
• Müşteri, indirimli fiyatlarla satışları artırmaya çalışıyor mu?

Pazar gelişimi

• Rakipler müşterinin işini nasıl değerlendiriyor?

Bize ulaşın

Bu sayfadaki tüm içerik, buradan ulaşabileceğiniz Feragatnamemize tabidir.